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促进有效沟通的原则

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促进有效沟通的原则

　　促进有效沟通的原则：善于倾听

　　据国外学者研究,一般情况下,人在倾听时的效率大约仅有25%,也就是说在75%的交流时间里,你没有能明白对方要表达的含义。因此,为了达到沟通的目的,交流的时候首先要全神贯注于对方,让对方感到你是在听,使对方有一种满足感,也只有认真地听,才能明白领导交代的事务和同事反映的事项,从而做出正确的判断。其次要适时插话,调动对方的情绪。中途插话会显得不礼貌,不说话却又会让对方感到尴尬。最好的方式就是边听边交流,运用语言、表情、手势等多种形式,在适当的时候给予反映,对肯定的问题表示接受,对不确定的问题及时提出疑问,从而确保能够准确地完成领导所交代的任务。

　　促进有效沟通的原则：与人为善

　　(一)真诚的沟通还要做到与人为善,做到尊重与包容。美国行为科学家马斯洛的需要层次理论认为,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我实现五个层次。毫无疑问,尊重是人际沟通的重要原则。作为秘书,既要尊重领导的权威,也要尊重同事的权益。尤其是在与同事的相处中,要做到不在同事面前说三道四;不能因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其说话;不能因为同事的一点小缺点就不断地挖苦讽刺;答应别人的事情一定要努力做到;对每一位同事都要平等相待,这样才能取得同事的信赖,建立起良好的人际关系网,进而提高工作效率。

　　(二)准确、及时原则作为领导和下属之间的中间人,秘书在进行沟通时,信息的传递一定要准确。一方面要准确地传达领导的决策内容,另一方面也要准确地传达下属的意见和建议。秘书在信息沟通传递的过程中,千万不能任意地添加自己的主观理解,而造成沟通的误解。准确性还表现在用于沟通的语言必须是清晰、明确的。在沟通时,清楚地使用普通话,声音洪亮;不写错别字和冷僻字,对文字进行组织整理,都能提高沟通的准确性。信息时代,能否及时掌握关键信息成为竞争成败的重要因素。因此秘书与领导、同事沟通一定要及时。只有及时地把领导的意图传达下去,才能保证组织的正常运转;也只有及时地把下属的意见反映上来,才能为领导者决策提供依据,使组织能良性发展。在这里,秘书还要注意一个问题,传达信息时要找对人,即面对同一条信息,谁应该是第一个知道的,哪些人可以被传递,而哪些人是不要被传递的,都要作出正确判断,这样才能将信息更加及时地传递出去,提高沟通效率。

　　沟通的方法与技巧

　　(一)口头沟通及技巧口头沟通大致包括面谈、会议、演讲、广播、电话联络等方式,都是以语言为主要沟通媒介的。它的优点在于能够使对方感到亲切,可以当面获知对方的反映,沟通速度快。同时它也存在着一些不足,如口头沟通的过程中容易滋生谣言、口齿不清或乡音过重使对方不易了解等。针对以上情况,在口头沟通的时候一些技巧的使用会有助于提高沟通的效果。首先,进行语言表达时要做到明确、简洁。事件本身是什么就是什么,有一是一,实事求是,绝不能模棱两可,更不能添油加醋。同时,秘书在进行事件叙述时,要分清主次,突出重点,不讲空话废话,删除语言表达中多余的成分,做到言简意丰。其次,进行语言表达时还要做到委婉、通俗。同样一句话,用不同的语气表达出来,结果就会很不一样。秘书无论是与领导沟通,还是与同事沟通,应尽量使用陈述的、温和的、礼貌的语气,同时用口语化、大众化的语言进行表达,会更加有利于沟通的双方交流、理解。

　　(二)文字沟通及技巧文字沟通主要是以文字为沟通媒介的。它的优点在于可以在沟通前斟酌文句以求得表达的最佳效果,可以防止转述时的遗漏和曲解,可以长期保存以备日后查考,法律责任明确。当然文字沟通也存在着不足,如沟通的速度慢,且由于人们理解能力不同,同样的文字不同的人也会有不同的理解,会有不同的沟通效果等。因此在进行文字沟通时,要尽量避免错别字、冷僻字的使用,按照正规的公文写作要求,简洁、平实地进行写作。

　　(三)消除沟通障碍沟通时产生的种种障碍不利于沟通的进行。造成沟通障碍的因素很多,比如心理障碍、语言符号障碍、认识和理解障碍、身份地位障碍、非语言符号的模糊性引起的障碍等。认清阻碍有效沟通的种种因素,在实际的沟通中有意识地避开这些障碍,就能达到有效沟通的目的。比如,在沟通时,真诚的微笑、注意礼节可以消除身份地位上的障碍;通过不断学习,提高自己的知识水平,不随意改动沟通的内容,可以消除认知和理解障碍;正确使用沟通的语言,减少非语言的使用,可以消除非语言符号的障碍等。

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