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物业资金管理制度
在当今社会生活中，各种制度频频出现，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是小编整理的物业资金管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
物业资金管理制度1
为了保障博盈投资广场各项设备设施售后的维修管理，维护租户的利益。
公共维修资金，由法律规定的专项用于公用设施设备保修期后的大修、更新、改建的基金；建立公共维修资金是专项用于物业共用设施设备保修期满后的大的维修、改造、更新等
公共维修资金的使用范围：
公共维修资金的使用范围主要是：大楼的'共用部位即大楼主体承重结构部楼梯间、走廊通道等；共用设施设备即大楼内的电梯系统、中央空调系统、照明系统、消防设施、中央监控系统、保安系统等；物业管理区域内的物业管理用房、空地、道路、绿地、变配电系统、市政排水设施、物业管理区域的外围护栏及围墙等。
公共维修资金的缴纳：
物业的公共维修资金应该由该物业的业主缴纳，业主按照物业的2%比例缴交首期公共维修资金。原因有：一是比较科学，同类物业不管在市区或郊区，不管房价差别有多大，本体造价差不多，维修的成本比较接近。二是比较公平，具备可操作性。主管部门可对多层、高层等几种主要不同物业分时段、定期确定一个平均价，统一参照执行。三是数额不大。
公共维修资金的管理：
物业公共维修资金的产权属于业主，不应由物管公司收管，应当在银行专户存储，专款专用，非合法理由、程序用于维修，不能自由取出，为了保证公共维修资金的安全，公共维修资金闲置时，除可用于购买国债或者用于法律、法规规定的其他范围外，严禁挪作他用。
公共维修资金自存入公共维修资金专户之日起按规定计息，公共维修资金利息净收益转作公共维修资金滚存使用和管理。
公共维修资金的使用：
公共维修资金的使用由物业管理公司提出年度使用计划，经业主审定后实施，公共维修资金不敷使用时，经业主研究决定，业主续筹。在监督机制上，接受市、区两级物业管理部门会同指定银行对物业公共维修资金的建立和管理情况进行定期和不定期的检查。
物业资金管理制度2
1.0目的
规范物业公司启动专项维修资金工作程序。
2.0适用范围
适用于物业公司启动专项维修资金工作。
3.0相关文件
3.1《北京市专项维修资金使用管理办法(试行)》
3.2《住宅专项维修资金管理办法》(中华人民共和国建设部、财政部令第165号)
3.3北京市昌平区xx苑小区业主委员会:《北京市昌平区xx苑小区专项维修资金使用管理实施细则》(20xx年7月29日)
3.4北京市昌平区xx西苑小区业主委员会:《北京市昌平区xx西苑维修资金使用管理制度》(20xx年7月28日)
3.5北京市昌平区xx东苑、北苑、中苑小区业主委员会:《北京市昌平区xx东苑、北苑、中苑小区业主委员会专项维修资金使用管理制度》(20xx年7月29日)
4.0职责
4.1社区服务办公室负责核实专项维修资金的归集、分户情况;财务部负责向社区服务办公室提供所需情况、数据。
4.2社区服务办公室配合银行做好业主查询卡的发放工作。
4.3社区服务办公室负责公司专项维修资金领导小组下设的专项工作小组'(以下简称'工作组')日常工作的组织安排。
4.4专业公司提出大修计划,组织维修预算、施工方案等资料。
4.5物业管理部、总工程师办公室负责对大修计划进行审核,选择施工单位、确定费用预算。
4.6社区服务办公室将大修计划告知业委会并协助业委会组织召开业主大会,组织文字材料。
4.7经营管理处负责协助召开业主大会。
4.8专业公司和有关部门负责签署维修合同。
4.9物业管理部负责向政府小区办备案工作。
4.10财务部负责维修费预支、收款、结算工作。
4.11专业公司负责维修项目的施工监督、检查、办证工作。
4.12公司各管理部门负责监督相关部门工作的落实。
5.0社区服务办公室工作程序
5.1资料学习培训阶段
5.1.1社区服务办公室负责牵头组织,物业管理部、质量管理部、电梯管理公司、经营管理处根据不同的分工进行培训;
5.1.2学习'3.0相关文件'所列法规及文件;
5.1.3学习相关部门出具的.《核查报告》;
5.1.4特种设备检测所出具的《特种设备定期检测报告》;
5.1.5学习相关专业知识。
5.2协助业委会召开委员会会议准备阶段
5.2.1社区服务办公室负责将涉及范围内业主的《专项维修资金划转清册》、《支用维修资金分户明细表》下载成册;
5.2.2与经营管理处、财务部就业主姓名、住宅面积、归集资金等业主资料进行核对;
5.2.3社区服务办公室根据提供的维修预算,作出《支用维修资金分户明细表(预算)》;
5.2.4将《小区内设施设备大修需使用住宅专项维修资金的函》提交业主委员会;
5.2.5将维修计划、费用预算、核查报告、施工单位资质、《支用维修资金分户明细表(预算)》提交业主委员会;
5.2.6社区服务办公室负责就召开业主委员会会议及会议议程、所需材料和业委会主任沟通。材料包括:向业委会提交的《关于启用维修资金的告知函》,鉴定部门出具的《核查报告》,《维修计划》、《费用预算》、《施工单位资质》、《专项维修资金分户明细》、《专项维修资金划转清册》等。
5.3召开业主委员会会议阶段
5.3.1由业委会主任提议、全体委员参加、居委会主任列席的专项维修资金使用专题会;
5.3.2由物业公司向全体委员出示使用维修资金的相关材料;
5.3.3由业委会主任作出《使用维修资金的议案》、《委托书》、《召开业主大会的方法》等提议;
5.3.4组织、推选涉及范围内业主代表组成'维修工程项目监督小组';
5.3.5全体业委会委员表决、签字,居委会主任监督签字;
5.3.6形成业主委员会决议。
5.4材料公示阶段
5.4.1社区服务办公室制作公示资料。
5.4.2经营管理处协助社区服务办公室在涉及范围内张贴公示资料。
5.4.3公示资料包括:《业主委员会召开业主大会的决议》、《核查报告》、《施工计划》、《维修单位资质》、《施工单位维修费用预算》、《预算费用分摊明细》、《维修项目工程领导小组》、《召开业主大会的方法》、《委托书》等。
5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后将公示资料汇集成册备查。
5.5入户表决阶段
5.5.1配合业委会、居委会进行宣传;
5.5.2制作表决卡,与经营管理处做好入户准备;
5.5.3协助经营管理处组织人员入户发放、回收表决卡;
5.5.4对表决卡进行统计汇总;
5.5.5由业委会委托居委会、业主代表对表决结果进行抽查、确认,出具证明。
5.5.6协助业主委员会对表决结果进行公示。
6.0办理行政备案程序
6.1由物业管理部对以下资料进行审核:《支用维修资金申请》、《专项维修资金预支用备案表》、《施工合同》、《施工单位营业执照》、《资质证书》、《工程费用预算》、《鉴定报告》、《小区公示结果证明》、《业主决议(含统计结果)》、业委会出具的《同意使用维修资金的决议》、《维修费用分摊明细表》、《任务单》、《支取汇总表》、《支取清册》、《承诺书》。
6.2由社区服务办公室负责网上备案。
6.3物业管理部带以上材料到地区办事处及区、市建委小区办办理备案手续。
7.0费用预支程序
7.1由财务部对《维修费用分摊情况》进行审核;
7.2由财务部向银行提交《支用维修资金申请》、《专项维修资金预支用备案表》、《施工合同》、《施工单位营业执照》、《资质证书》、《工程费用预算》,相关部门出具的《核查报告》、《小区公示结果证明》、《业主决议(含统计结果)》、《同意使用维修资金的决议》、《维修费用分摊明细表》、《任务单》、《支取汇总表》、《支取清册》、《承诺书》等材料,到银行办理资金预支手续。
8.0维修施工程序
8.1由物业公司相关部门和工程项目领导小组对施工进行监督。
8.2施工现场明示施工单位、施工时间、安全提示等。
8.3施工单位遵守政府相关施工要求及规范。
8.4施工完成后物业公司组织专业人员及工程项目领导小组成员进行工程竣工验收,根据施工验收情况报质量检测机构检测。
8.5相关部门出具《工程验收合格证》及《工程费用决算单》。
8.6对施工过程影像资料留档。
9.0工程费用结算程序
9.1工程竣工验收合格后由财务部到银行办理资金结算手续;
9.2需准备以下材料:《维修费用结算单》、《维修费用发票》、根据工程结算单出具的《维修费用分摊明细》、《费用结算分户调整表》。
10.0材料备案程序
对以上所有涉及材料整理后备案存档,电子版档案、纸媒介档案(两份,业委会留存一份)分别存档。
11.0工作考核
启用公共维修资金工作考核纳入公司工作考核体系。
12.0需存档的文件或资料
12.1《业主委员会召开业主大会的决议》
12.2《核查报告》
12.3《施工计划》
12.4《施工单位资质证书》
12.5《施工单位营业执照》
12.6《施工合同》
12.7《施工单位维修费用预算》
12.8《支取维修资金分摊明细》
12.9《维修项目工程领导小组》
12.10《维修项目工程领导小组对费用预算进行审查的公告》
12.11《业主大会表决形式》
12.12《支用维修资金申请》
12.13《专项维修资金预支用备案表》
12.14由业委会审核后的《工程费用预算》
12.15相关部门出具的《鉴定报告》
12.16《小区公示结果证明》
12.17《业主决议(含统计结果)》
12.18专项维修资金管理系统打印的《任务单》、《支取汇总表》、《支取清册》
12.19《承诺书》
12.20《工程验收合格证》
12.21《工程费用决算单》
12.22《费用发票复印件》
12.23《维修费用分摊明细》
12.24《费用结算分户调整表》
物业资金管理制度3
为加强xx物业公司各项货币资金的管理，避免因收支不清、出纳手续不全、管理不严而造成的损失和浪费，同时加大资金监管力度，保证各项资金的安全完整。特制定本制度：
一、总则
1、凡本公司及所属各管理处现金、银行收支及视同有价证券进行管理的票据均依本制度规定办理。
2、凡收入款项存入银行的，收款员应将缴款单存根联附于收款收据之后，以便会计核查;
3、收款员收到的转帐支票，经银行交换入户后，方可视为收讫并出具收款凭证;
4、所有现金收入当日必须全部存入银行，当日来不及丰入银行的须放入保险柜，于收款次日缴存银行。不得直接用当日现金收入补充备用金和支付各项支出。
二、现金收入的处理
1、收款员应根据公司统一制定的各项有关收费标准执行收款、不得擅自变通收费标准进行收费;
2、凡收入款项存入银行的，收款员应将缴款单存根联附于收款收据之后，以便会计核查;
3、收款员收到的转帐支票，经银行交换入户后，方可视为收讫并出具收款凭证;
4、所有现金收入当日必须全部存入银行，当日来不及存入银行的须放入保险柜，于收款次日缴存银行。不得直接用当日现金收入补充备用金和支付各项支出。
三、现金支出的处理
1、出纳人员在收到经审核批准的合法支出凭证、票据时，应立即通知经办人或收款人前来领取;
2、凡对外付款一经批准后，不得无故拖延支付。对由于经办人员拖延支付时间而造成的罚款、滞纳金支出，由经办人承担相关经济责任;
3、对达到结算起点以上的`支付业务，除必须支付现金外，一律以转帐形式支付。签发支票时，应写明收款单位、用途和金额。
4、每张付款凭证的制单、复核、审批、付款都应有经办人员签章，付讫后应由领款人在"领款人"栏或支票存根联签收，并及时加盖"收讫"和"付讫"章，作废的票据或收付款凭证应加盖"作废"戳记，并连同存根一并保存。
四、备用金使用管理规定
为避免因报销程序问题而影响各管理处工作的正常进行，便于零星支付及应急支付，特制定本规定:
(一)备用金限额:各管理处备用金限额为人民币5000元，管理处主任批准支付权限为一次性支出在1000元以下的开支。
(二)备用金使用范围:
1、备用材料缺货时零星购买材料用款;
2、一日内难以批复的紧急支付用款;
3、符合专项费用报销制度规定和报销标准的正常开支;
4、临时性紧急业务接待(在公司规定标准范围内)开支;
5、对超出上述使用范围的各项支付，需由各管理处单独向公司填报用款申请，报物业公司有关归口部门审批后，由财务部填写请款单或支票领用审批单清款支付，各管理处不得从备用金中直接支付。
(三)备用金支付程序:
1、经办人填写报销单;
2、部门主管审核签字;
3、购入材料物资需办理入库手续，对于直接领用的同时需办理出库手续，并须有第三人证明签字;
4、管理处主任审批，对特殊支付或紧急支付应特别注明，并签署同意支付字样;
5、收款室审核付款，对超出本规定之批准权限及使用范围的支出(除特殊情况口头经公司经理同意外，但事后需立即补办批准手续)，各收款室有权拒绝支付。
6、各收款室应根据备用金的使用情况，及时集中报销费用支出交易所报物业公司财务部统一办理报销补充备用金手续。
(四)备用金经管:
1、各管理处的定额备用金由各收款室负责保管、支付和补充，各收款室应严格按备用金使用范围和用途进行支付，不得擅自挪用备用金;
2、发生短款必须按数赔偿;
3、经管人员调动、辞工必须与接任人交接清楚，否则不予办理调动或结算工资等手续。
(五)倾向资金经管人员:
1、必须由会计专业人员来担任;
2、具备深圳户口，或在集团从事财务工作多年、有深圳户口担保人作经济担保的人员担任;
3、不得兼任财务部其他会计岗位工作。
4、从事现金、银行出纳、收款人员，应尽职尽责，如因疏忽职守而导致公司蒙受损失，应负责赔偿责任(其经济担保人负有连带责任);如有挪用库存、侵占公款等违法行为，除责令赔偿外，应视情节轻重依法追究。
物业资金管理制度4
1.0 目的
资金管理是公司财务的一个重要组成部分，必须加强管理，严格遵守财经纪律，以保证货币资金的正常使用和周转。
2.0适用范围
资金管理主要包括现金的管理和银行存款的管理
3.0工作职责
(略)
4.0制度要点
4.1现金的管理。
4.1.1现金使用范围主要限于:支付奖金、工资性津贴、交通费以及按银行规定的结算起点(二千元)以下的零星开支等。
4.1.2对于营业收入中所取得的现金，规定由出纳进行清点并送银行。任何人都不得坐支现金。
4.1.3财务部在收支现金时，要严格审核现金收付凭证及所附单据是合法，数额是否完整，签字手续是否齐备等。对不符合制度规定的，应予以纠正或拒绝办理收付。
4.1.4认真做好库存现金保管工作 。现金和有价证券必须放在保险柜里以确保安全和完整无缺。
4.1.5各部门因工作需要配备备用金时，应向财务部提出申请，经财务部、总经理审核批准后由出纳负责办理。备用用金支出不得超过规定范围和业务内容不得移作他用或私人挪用，支出主管对各部门备用金使用情况定期抽查。
4.1.6 现金一切收付款项，均须按业务性质分别填写收款单或支出凭单。单上都应写明收付的.内容、用途及有关情况、金额，并由有关人员审核盖章后方能办理收支款手续。
4.1.7现金收支业务必须当日登记现金日记帐，做到日清月结，帐款相符。杜绝用白条或原始凭证抵库、堵塞帐外现金，现金收付凭证和收支结存单，按规定需送审核员审核。
4.1.8各部门的收付款项都应通过财务部门入帐。任何部门和个人都不得自留现金，不得私设"小金库"。财务部应经常督促检查。
4.1.9现金管理应遵守"八不准"
4.1.9.1不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金；
4.1.9.2不准单位之间相互借用现金；
4.1.9.3不准谎报用途套取现金；
4.1.9.4不准利用银行账户代其他单位和个人存入或支取现金；
4.1.9.5不准将单位收入的现金以个人名义存人储蓄；
4.1.9.6不准保留账外公款(即小金库)；
4.1.9.7不准发行变相货币；
4.1.9.8不准以任何票券代替人民币在市场上流通。
4.2银行存款的管理
4.2.1对超过现金收付限额以上的款项进行收付时，必须通过银行结算。
4.2.2公司因经营业务需要使用转帐支票付款，一律填写《支票领用审批单》，部门经理签字后，经财务部经理审批后报总经理室批准后方能办理领取支票手续。
4.2.3支票领用者，必须在支票登记簿上写明领用日期、付款内容并签字后方可领用。4.2.4财务部门签发转帐支票时，就进行登记并将支票项目填写齐全，不准签发空头支票。当无法明确收款单位名称、金额时，也应把支款用途、签发日期写清楚。
4.2.5遵守银行有关规定，不得将银行帐户借给其他单位或个人办理结算。保管好空白支票及已用支票存根。
4.2.6正确使用和审核各种银行结帐凭证，及时办理银行存款的收付业务，并及时审核银行往来对帐单，月末有未达帐款，就查明原因，编制银行存款余额调节表。
5.0 记录文件与控制表格
5.1《支票领用审批单》
物业资金管理制度5
为规范物业的资金运作及管理工作，结合物业业实际经营情况，特制定本办法。
第一章规定
第一条
所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销帐单据。
1、原始凭证的基本要求
1)原始凭证内容必须具备：凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人的姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位的名称;经营业务的内容、数量、单位和金额。
2)从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。
3)凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明;支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。
4)一式几联的原始凭证，应注明各联的用途，并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写。
5)经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样;如果批准文件涉及两项报帐内容，可将原件附其中一份报帐单据，另一份注明原件在“××报帐中”字样。
2、原始凭证粘贴的具体规定：
1)在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下，大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴;若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴(原始凭证的正面与报销单的正面同向);若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。
2)将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上(将左面对齐粘贴)。
第二条
如果需报销的原始单据遗失，除飞机票、火车票、船票、长途汽车票，在理由充分的情况下，按票价的50%报销外，其他票据遗失一律不予报销;特殊情况，必须报请物业财务部负责人批准;已由银行付款，需进行报帐核销的原始单据遗失，须凭加盖对方发票章(或财务章)的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销，同时对经办人予以100元的处罚。
第三条
对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按规定更正、补充;原始凭证有错误的，应要求出具单位或填报人重开或更正(金额只可改小，不可改大)，更正处加盖单位印章或签章。
第四条
严格执行报帐期限规定，及时进行报帐。
1、差旅费借支必须在返回物业五天内报帐，其他现金借支十天内必须结清。
2、领用的转帐支票，经办人员必须在十天内到财务部门办理报帐手续;直接由物业汇往各往来单位的款项，记入经办人员往来帐，经办人员必须在付款后(或货到，或工程完工后)一个月内到财务部门办理报帐手续(合同上有规定的除外)。
3、凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的，按起点30元，每超期一天按两元的标准递增予以罚款。
4、费用单据超过二个月的，不予报帐。
第五条
严格执行物业的审批规定，所有开支必须经部门负责人同意，物业总经理及财务部负责人审批后方可办理。
第六条
各项费用开支，以现金方式支付的，必须填写物业(或丝宝集团)费用报销单;
第七条
已取得结算凭据的报帐业务，必须填写丝宝集团报销单;未取得结算凭据的付款业务，应由经办人填写请款单，待货到(或工程完工)后由经办人取得发票，办理入库验收(或工程验收)手续，填写报销单办理报帐手续。
第二章资金支付的审批规定及流程
第八条
报帐审批规定
1、各部门员工的日常费用，由部门负责人控制审核，报物业总经理和物业管理公司财务经理审批，;部门负责人的日常费用，直接由物业总经理和物业管理公司财务经理控制审批。
2、车辆保养、改装或维修，单项费用在3000元以内(含3000元)的，必须以书面形式，报管理公司总经理批准;单项费用在3000元以上的，必须逐级上报，由集团批示。
3、物业各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费(含个人手机话费)等所需资金的支出，由物业办公室管理及审核，报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。
4、物业日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用，由工程部负责核实，报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。
5、物业日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资，由采购部负责核实，报物业总经理及物业管理公司财务经理审批。
6、物业管理公司和物业所有需支付的资金(除临时处置资金外)，均通过物业管理公司财务经理统筹安排。
第九条
报帐审批流程
1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准(部门负责人发生的费用，应逐级上报上级领导批准);部门负责人必须做到严格控制，杜绝先斩后奏的现象发生。
2、凡涉及购买物资的部门，应预先提交申请报告，根据报帐审批权限的规定经审批人批准后，由物业指定的部门负责签定合同(除零星采购以外，所有采购业务均必须签定采购合同)、购置及报帐。
3、各级审批人出差期间，对必须开支的款项可授权他人代理行使审批职责。授权书上必须详细注明授权的范围、期限、被授权人等主要内容。授权书一式两份，一份由本部门留存，另一份交财务部门存档。
第三章资金的预算管理
第十条
每年元月10日前，物业根据当年的经营计划，提出当年资金总需求预算方案，报集团总部审批。
第十一条
各物业根据集团总部批准的资金预算方案，制定各月的资金预算计划，每月将物业节余资金汇总部集团使用。
第十二条
物业总经理审定各部门申报的资金需求计划，并将总资金预算计划分解到各需求部门。
第十三条
按照确定的分部门资金需求计划，合理调度和安排资金的运用。
第四章借支及请款规定
第十四条
现金借支规定
1、凡物业员工因工作需要，需申请临时借支的，必须填写借支单，注明借支事由，经部门负责人核实、财务部负责人审批后办理借支手续。
2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天数及日费用标准核定;其他现金借支一次不得超过20xx元。
3、因工作性质特殊，需借支备用金的，由借支人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。
4、现金借支，严格遵循“前帐不清、后帐不借”的原则。
5、备用金借支，由财务部门每季度出具各部门备用金借支明细，交各部门负责人重新核定。如有工作或额度调整，应及时通知财务部门。
第十五条
转帐支票借支规定
1、除采购员借支外，其他部门超过20xx元(含20xx元)以上的开支，必须使用转帐支票付款。
2、使用转帐支票付款，经手人应提供准确、详实的收款单位名称及金额;确实不能事先提供准确收款单位名称或金额的，由财务部门开具限额转帐支票。
3、经手人预先领用转帐支票的，应按规定填写请款单，详细注明收款单位名称、金额(或限额)、款项用途，协议号(已签定合同)，经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。
第十二条
异地付款的请款规定
1、原则上，异地付款一律采用电汇方式;如特殊原因需汇票付款的，必须详细注明原因，经财务部门负责人批准后才能办理。如办理的汇票需寄给往来单位，必须在办理正式交接手续后交物业指定邮寄员邮寄;如办理的汇票为收款单位自带，则财务部门必须在认真检查、核对取票人身份证，及收款单位提供的加盖单位公章或财务印鉴章，并指明取票人姓名的委托书(原件)后，才能办理汇票领取手续。“委托书”及取票人身份证复印件由财务部门妥善保存。
2、对依据合同或协议支付的款项，请款人必须严格依据合同或协议上填写的收款单位名称、帐号及开户行填写请款单;如果收款单位名称、帐号或开户行发生变动，请款人必须提供往来单位加盖公章或财务印鉴章的变更证明原件。
第五章报帐程序及报帐的具体规定
第十三条
费用报帐
1、费用开支后，应凭报销单办理报帐手续;有借支的，必须先清理借支。
2、费用报帐时，必须由经手人根据物业有关制度及规定填写报销单，详细注明报帐事由，并附正式原始发票，经部门负责人批准后在财务部门办理。
3、根据合同开支的各项费用，报帐时，应详细注明合同号。
4、根据报告开支的各项费用，报帐时，应附已批示的报告原件。
5、购置办公用品、低耗品、物料、水电卫生设施等物资必须办理入库手续，报帐时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证明。
第十四条
固定资产报帐
1、固定资产(包括机器设备)购置报帐应附申购单(或批示报告)、购货发票、入库单或验收报告等单据;特殊行业的资产(如电梯、锅炉等)，必须同时附专业检测部门出具的'检验合格报告。
2、结算在建工程完工工程款时，房产公司将结算依据移交给集团财务总部，由集团财务总部会同审计师事务所进行审计，并根据审核结论、工程结算发票及完工验收单全额结算。
第十五条
供应商开户及货款结算
1、供应商开户规定
1)日常计划采购开户规定：日常计划采购内容指物业经营所须的基础性原材料、资产等。如：食品、酒水、香烟、客房用品、美容美发用品、成批的低耗品及大额的固定资产等。采购部按照竞价筛选原则确定供应商后，须与供应商签定供货协议(或合同)。协议中必须注明质保金的缴纳和结算方式。协议签定后必须由采购部指定专人及时递交(原件一份)给财务部合同专管员，以便财务部及时录入电脑。供应商持供货协议书到财务部缴纳质保金，成本会计查实该供应商协议确已录入电脑并已缴纳质保金后，方可办理开户手续。
2)对于零星或急件采购的物品(如零星物料用品、少量补充的基础性原材料等)，金额较小，可以不签定协议，以经办的采购员户头办理入库手续。
2、供应商货款结算
1)个体户供应商货款支付的规定：凡以个人名义与物业签订协议的供应商，在协议中必须详细注明该供应商姓名、身份证号码、联系电话和地址(一家供应商只能以一个人名义签订协议，不得多户多人)。财务根据此协议中提供的资料录入电脑，并据此开户名称办理入库手续。在支付货款时，由协议中的供应商持本人身份证领取现金或支票，出纳员必须与电脑资料逐一核对无误后，方能发放。
2)以单位名义开户的供应商货款支付的规定：凡以单位名义与物业签订协议的供应商，在协议中必须详细注明该单位全称、开户银行、帐号、委托经办人姓名、身份证号码以及货款的支付方式(支票、电汇等)，收款单位必须与合同单位一致，否则，必须由合同单位出具委托付款协议书，并由其法人签字、盖章认可。
3)供应商供货、结款应严格按照协议执行，即：在办理入库时，以协议中的单位名称开户;在进行货款支付时，由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票(电汇由出纳员直接按协议办理)。如有变更，须有加盖该供应商单位公章或财务专用章的、负责人签名的书面变更通知，出纳员方可办理结算手续。
3、所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款支付，原则上不得由物业采购员代为结算，如有此情况，出纳员有权拒绝付款。
4、供应
商付款方式的规定：个体户性质的供应商以现金支票或转账支票方式支付，其他供应商原则上要求以转帐支票、电汇或银行汇票方式支付。
5、供应商货款结算流程及时间的规定：供应商货款集中按月支付，下月支付上月货款。
A、每月的18日-20日为上月货款对帐日。供应商将上月的货物验收单整理，开据正规有效的发票(不得使用复印件)，在采购部粘贴填写《报帐单》，注明单据张数、货品名称、金额和供应商单位或姓名，由经办采购员签字后，到财务部往来帐会计处对帐。财务部往来帐会计对货款的结算金额的真实性、发票及报帐单填写的规范性、有效性进行认真审核，不合规定者不予以办理。
B、每月的21日-23日为采购部负责办理货款审批手续日。由采购部指定专人将已对帐的货款单据统一收取，并报采购经理和各物业总经理审核签字后，交物业管理公司财务经理审核。
C、每月的23日-28日为财务付款结算日。物业管理公司财务经理将审核无误后的货款单据交出纳。出纳按货款支付方式之规定开出支票或汇票，并通知供应商领取货款。
D、上述结算时间的规定一般不得变动，除此时间之外的对帐和结算(特殊情况除外)财务一律不予受理。
第六章现金的日常管理
第十六条
现金管理制度
1、实行备用金管理办法。备用金(库存现金)在核定的限额内使用。物业备用金的领用包括：出纳员、收银主管、前台收银员、各营业点收银员、采购员。原则上出纳员库存现金不得超过一万元;收银主管一万五千元;前台收银员一万元以及各营业点收银员找零用备用金伍百元;采购员备用金一万元。
2、除零星开支部分从库存现金中支付外，其他一切支出必须从银行提取，不得坐支。因特殊情况需要坐支现金的，需报财务部负责人批准，核定坐支范围和限额。库存现金超过限额的部分，必须当日送存银行。
3、物业与其他单位之间的经济往来，除允许现金支付的款项外，其余必须通过银行进行转帐结算。
4、现金的使用范围如下：
①临时员工工资(原则上要求由银行发放);
②出差人员必须随身携带的差旅费;
③物业处理紧急情况时的支出;
④转帐结算起点以下的零星开支;
⑤人行规定需要支付现金的其他支出。
第十七条
现金收支控制
1、出纳员与会计人员必须分工明确，出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管等工作，会计人员不得兼管出纳工作。
2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款的收付款业务;负责登记现金和银行存款日记帐;清查库存现金，与帐面、银行核对，做到帐款、帐帐相符;负责保管库存现金、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章(财务专用章暂由天怡物业财务部负责人保管)。
3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时，首先要认真审核所依据的凭证，既要审核手续是否完备，数字是否准确，还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证，要求经办人完善手续后方可报销;对于不应开支的款项，应拒绝报销;对涂改或冒领款的不法行为，应及时向财务部负责人汇报。出纳人员办理现金收付时，收付双方应当面点清，并认真复核，加盖收付戳记及出纳人员签章，以防重收、重付。
4、对库存现金(含各部门的备用金)，财务部负责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查，并填制库存现金(备用金)核查情况表，说明检查结果。对于核查出的长短款，要及时查明原因并提出处理意见。
5、出纳人员工作调离，必须办理严格的交接手续。
第四章工作标准
1.会计核算工作能有条不紊地进行。(即从收支两条线分别来看，收入方面从款项取得直到交纳税款、报表反映;支出方面从款项提取至报表反映，中间各个环节环环相扣，每个环节操作正常以保证整个过程按会计核算的要求进行。)
2.及时准确地提供各项财务信息，包括收入情况、支出情况及银行存款余额情况或某项经济业务的效益情况。
3.及时准确地编制会计报表及报表说明、财务分析报告。
4.加强收入的管理，保证公司收入不流失。
5.加强支出管理，保证一切支出都在受控制状态，包括工资性支出以及水、电、维修材料、办公用品等费用的支出。
6.加强预算管理，保证日常的收支状况与财务预算基本一致。
7.制定切实可行的财务管理制度和操作流程，并对部门内员工进行岗位培训与指导，保证部门员工基本上能履行各岗位的职责。
8.与税务、金融等部门沟通良好，不因为公关工作不到位导致公司利益受损失。
第五章财务管理规定
一、目的。本规定规定了公司资金、现金、票据、费用开支、会计档案的管理办法，旨在加强会计基础工作，正确执行国家财经纪律和财务制度，更好地为物业管理工作服务。
二、适用范围
本规定适用于公司财务部对资金、现金、票据、费用开支、会计档案的管理。
三、职责
财务部财务人员严格执行本规定，并监督公司全体员工执行本规定。
四、工作内容和要求
1.本规定的基本原则是：执行国家有关法律、法规和财务制度，对公司的财务活动实施有效控制，并接受上级有关部门的监督。
2.财务部是公司财务管理部门，在总经理领导下，对公司财务活动实行统一管理。
3.财务人员管理
(1)会计人员的聘用，由行政人事部初试后，由总经理直接面试后决定。
(2)公司重大项目的决策须有财务部负责人参加。
(3)财务人员必须具备专业技术资格，持证上岗。
4.资金管理
(1)原则上应在国有商业银行开设银行帐户，开设或撤销银行帐户时，必须报总经理批准。确需在非国有商业银行开户的，在申请开设帐户的同时，须报审帐户资金最高限额。财务负责人必须监督帐户资金限额的执行情况，并对执行结果负责。
(2)必须按银行及公司规定使用现金。
(3)库存现金限额，按开户银行的规定执行。开户银行没有核定限额的，最高不得超过5000元。
5.实物管理
(1)关于材料物资管理的规定：
a)购进的材料物资，原则上应先进仓，后领用。
b)对生产中急需的或零星的辅助材料，确需直拨使用的除按规定审批外，必须经项目负责人验收并签名，方可报销。
c)工程完工后，剩余的材料必须办理退仓手续。
d)材料、物资必须至少在每年三月和九月盘点二次。会计人员必须实地监督盘点，财务负责人必须对盘点结果的真实性负责。
e)对材料物资出现盘盈、盘亏的，必须查明盈、亏的原因，提出改进措施。必要时，对库存材料进行复点。
6.固定资产管理
(1)各管理处、部门必须指定一名固定资产实物保管责任人，对固定资产的实物管理负责。
(2)固定资产必须设置卡片帐进行管理，卡片帐必须由固定资产保管责任人签名，保管责任人变更的，必须及时变更卡片帐。
(3)在每年的六月，财务人员必须会同固定资产专责及实物保管责任人全面盘点固定资产。会计人员必须实地监督盘点，对盘点结果的真实性负责。
(4)盘点中出现的损溢，必须按规定的程序报批。
7.会计档案管理
会计凭证、会计帐簿、会计报表及储存会计资料的磁盘是企业的重要经济资料，要定期装订、整理立卷、妥善保管。
(1)会计档案管理实行分阶段负责制。按会计凭证的传递流程分出纳责任期、主管会计责任期。其中出纳责任期从出纳审核并接收业务部门的原始凭证起，到出纳将凭证传递给主办会计为止;主管会计责任期是从主办会计审核并接收出纳传递过来的凭证起，到将会计档案移交给档案室保管为止。
(2)在出纳责任期，出纳对交存的原始凭证及自己填写的记帐凭证负保管责任，按规定于每月28日前传递给主管会计。
(3)在主管会计责任期，主管会计对出纳交存的会计凭证、电算产生的记帐凭证、所有科目汇总表、装订成册的凭证本、会计帐簿、会计报表、已登录的档案袋、储存会计资料的磁盘等负责保管，同时应按归档要求对各类档案负责立卷、装订成册、分类分柜保管。存放场所应加锁，钥匙由主管会计掌握。档案原则上不得借出，如有特殊需要经总经理批准后，征得主管会计的同意并约定归还期，办理登记手续。借用期内借出资料的借用人负责保管。超过借用期限，主管会计未催讨追索，造成会计资料丢失的主管会计负连带责任。
(4)会计年度终了后，当年的会计档案半年内仍保存在主管会计处，期满后编造清册移交公司的档案室。
(5)会计档案必须妥善保管，存放有序，查找方便，并严格执行安全和保密制度。
8.定期公布管理规定
(1)按业主管理委员会的要求，采用不同形式，定期公布管理费用收支情况、维修基金使用情况。
(2)对较大费用的支出要分析情况、加以说明。
9.财务管理安全管理规定
(1)注意防盗，财务管理部门严禁闲杂人员逗留，下班关好门窗，锁好保险箱，密码加锁，密码注意保密。
(2)保险箱钥匙不得在办公室过夜。
(3)注意防火，室内严禁抽烟，下班切断电源。
10.财务人员工作要求：
(1)财务部经理
a)贯彻执行国家和上级有关财务管理方针、政策和法规，遵守国家法律、法令。
b)严格遵守财经纪律，建立和健全财务管理制度及核算制度，并负责督促检查执行情况。
c)负责公司资金的平衡、掌握和监督资金的合理使用，监督资金回笼，考核资金使用和投资效果。
d)参与策划重要的经营策略，并对重要经济合同及投资项目进行评议。
e)向上级领导提供季度分析报告，并提出可行性建议。
f)负责收付凭证的审核、工程结算工作。
g)负责编制公司年度预算，制定各部门考核指标并监督执行。
h)对财务人员进行业务指导。
(2)主管会计
a)按国家会计制度规定，进行认真审核、分录、算帐，做到手续完备、内容真实，数字准确、帐目清楚，做到帐物相符、帐帐相符、帐表相符。
b)根据公司的特殊性，分门别类进行分部门分小区建帐核算，使公司领导和各部门各小区领导能及时掌握盈亏情况，c)编制各种记帐凭证，及时编制会计报表，为领导的管理工作提供有关的数据资料。
d)负责妥善归档保管好会计凭证、帐簿、报表等一切档案资料。
e)编制资产负债表、损益表、收入明细表、成本明细表，并与其他报表相互核对，有对应关系的数字必须保持一致，年终编报财务状况变动表及财务分析。
f)依据国家税法规定，按时按规定缴纳各项税金，做好有关资料的报送工作，按发票管理的有关规定，做好发票的保管及发出工作。
g)严守机密，妥善保管会计档案资料，及时装订会计凭证，年底结算完毕，将全年会计凭证、帐簿、会计报表等资料收集齐全，整理立卷，妥善保管。
h)指导出纳，定期检查或抽查出纳的现金库存情况。
i)编制每月经营情况分析并提供分析报告。
(3)出纳员
a)遵守国家有关财经纪律，严格执行现金管理规定和银行结算制度。
b)负责办理现金收付各银行结算业务，负责登记现金的银行存款日记帐，每月终及时做出银行存款调节表。
c)负责保管库存现金和各种有价证券、结算凭证、空白支票、收据和有关印章。
d)认真审查每一笔款项的支付和费用报销，对违反规定的一律拒付，并及时向有关领导反映。严禁白条取款入帐。
e)负责工资表的编制及发放。
f)出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务帐簿的登记工作和档案的保管工作。
第六章费用报销管理规程
一、目的
本规程规范费用报销程序，确保各项费用支出得到合理控制。
二、适用范围
本规程适用于公司各项报销费用的控制。
三、职责
1.财务部经理负责报销单据的及时审核。
2.公司总经理负责报销费用的审批。
四、报销程序
1.报销费用的填制要求
a)费用经办人原则上应在费用发生后的5个工作日内到财务部办理报销手续，特殊情况可另行处理。
b)将原始单据剪齐边角，正面朝上(与报销单据同向)粘贴在报销单的反面左边。
c)用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容，如：报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。
d)采购类经营费用，须凭有效的《请购单》(或采购计划表)和发票到仓库办理物品验收入库手续，并将进仓单、直拔单附在报销单据的后面。
e)非采购类的行政、办公或其他费用，直接填制报销单据。
f)外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。
2.报销单据的审核
a)费用报销单据经手人签名后，由各部门主管签字确认。
b)财务部经理应在收到报销单据的一个工作日内，对各项报销费用进行严格认真的审核，凡符合报销标准的，审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后，由报销人交总经理审批。
c)经审核报销单据不符合费用开支标准或在有其他疑问，而报销人又无法提供总经理批准的报告时，审核人应退回报销单据。
3.费用的给付
a)报销人依据审批手续完整的报销单到财务部出纳处签名领取费用。
b)单位价格在20xx元以下的报销费用，由出纳员用现金支付。
c)单位价格在20xx元以上的报销费用，原则上由出纳员用支票支付，特殊情况的可报财务部经理批准后，以现金支付。
d)各费用发生前借支备用金的，由出纳员作冲减备用金处理。
4.费用报销单据的保管
a)费用报销单据由出纳按顺序编制付款凭证，送财务部会计汇总、记账。
b)所有报销的费用单据，由财务部加密长期保存。
5.本规程执行情况作为财务部相关人员的考评情况之一。
第七章工资发放规程
一、目的
本规程规范工资发放程序，确保员工能及时、如数、安全地领取工资。
二、适用范围
适用于物业公司员工的工资发放工作
三、职责
1.行政人事部负责每月员工考评及员工动态资料的编制。
2.财务部出纳员负责员工工资计算和《工资发放表》的编制。
3.财务部经理负责《工资发放表》的审核。
4.总经理负责《工资发放表》的审批。
四、工作程序要点
1.员工每月工资的计算
a)财务部负责每月15日发放上月1-30日的工资，遇节假日顺延(春节除外)
b)公司人事部、管理处在每月2日前将员工考勤表送出纳。
c)出纳员每月6日前根据考勤表、员工工资的计算系数计算员工上月工资，并编制《员工工资发放表》。
d)员工工资的计算工式：
员工月工资=(基本工资+岗位工资+业绩工资)x当月出勤天数/当月全勤天数。
e)出纳员必须在编制完毕的《员工工资发放表》的制表人栏签署姓名及日期并于每月8日前报财务部经理审核。
f)财务部经理应在每月10日前审核《员工工资发放表》。如有疑问，应及时查清并予以更正;如无疑问，应在财务部审核栏内签署姓名及日期后于11日前报总经理审批。
g)总经理原则在15日前将审批完毕的《员工工资发放表》交回财务部，特殊情况另行处理。
2.年终奖金的计算
a)公司行政人事部在规定日期(具体日期由总经理决定)将总经理审批完毕的上年度《员工考评表》交财务部会计。
b)财务部会计根据当年可分配奖金总额并根据奖金分配方案(由总经理根据当年经营状况决定)及《员工考评表》计算出每个员工的年终奖金，并据此编制《员工年终奖金发放表》。财务部会计应在编制完的《员工年终奖金发放表》的制表人栏内签署姓名及日期。
c)财务部经理应严格审核《员工年终奖金发放表》。如有疑问应立即查清，予以更正;如无疑问，应在审核栏内签署姓名及日期。
d)财务部经理应及时将《员工年终奖金发放表》报送总经理审批。
e)总经理在审批的同时应注明具体发放日期。
f)试用期员工不享有年终奖金。
g)奖金发放日离职的员工不享受年终奖金。
3.工资、奖金的发放
(1)银行代发的工资及奖金：
a)出纳员根据审批手续完整的《员工工资发放表》在每月15日前将员工工资表交公司开户银行发放;
b)新人职的员工由出纳员根据人事部提供的员工个人资料及身份证复印件向开户银行申请办理工资代发存折;
c)新办的工资发放存折原则上在18日前由员工本人到出纳处签名领取;
d)存折原则上禁止他人代领。如有特殊原因确需他人代领的，代领人必须在领取时出具被代领人的书面委托书、代领人及被代领人的有效身份证原件，由纳员将双方身份证复印后留存;
e)员工可在每月16—18日到出纳处领取工资清单;
f)员工的年终奖金由出纳在总经理批准的日期内送交公司开户银行代发。
(2)现金发放的员工工资及奖金：
a)工资年终奖金原则上应由银行统一代发，因特殊情况无法办理银行代发手续的员工工资由出纳员按照(员工工资发放表)用现金发放;
b)员工应在每月规定的工资发放日(或年终奖金发放日)到财务部出纳员处签名领取自己的工资(或年终奖金);
c)员上在领取现金发放工资的同时可以领取工资单。
4.离职员工工资的计算与发放
a)离职员工凭审批手续完整的(员工离职表)到财务部结算工资。
b)出纳员根据《员工离职表》、依照员工工资计算公式在一个工作日内计算该员工离职工资。
c)员工离职工资经财务经理审核、总经理审批后生效。
d)未办理离职手续，擅自离职的员工将扣发其未领工资。
5.工资资料的查阅及保管
a)如员工对自己的工资存有疑问，原则上应在工资发放后的五日内持工资存折或工资单到出纳员处查询。特殊原因不能及时查阅的，可在一个月内到财务部申请查阅。
b)员工只可以查阅自己的工资，不可以任何理由代他人查阅。
c)每月的工资发放资料由财务部主管会计编制凭证进行相关的账务处理。
d)财务部经理月末进行系统的审核后，将工资发放资料加密在财务部长期保存。
第八章管理费收取管理规程
一、目的
本管理规程规范服务收费管理，确保业主(住户)满意。
二、适用范围
本规程适用于对兴业新邨管理服务费、水费、公共分摊水电费。
三、职责
1.财务人员负责办理现金或委托银行收费的有关手续。
2.保安员协助财务人员向业主(住户)派发收费凭据或催款通知单。
四、工作要求和内容
1.收费方法，可分为两种：
a)现金收费：车位使用费(临时停车)、装修管理有关费用、物业管理服务费、水费及公共分摊水电费、维修服务费、家政服务费;
b)委托银行收费：住宅物业管理服务费、住宅水费、住宅公共分摊水电费;
2.委托银行收费的开户手续：在业主办理入住手续时，凭物业公司开的帐户，到指定银行存入一定金额，以便每月结算划帐。
3.对小区内业主(住户)的收费
(1)住宅物业管理服务费的收取
a)兴业新邨两个月收一次管理服务费，逢单月收费。逢双月30日前，财务人员通知指定银行在业主(住户)帐号上扣除住宅物业管理服务费及其它应收费用。财务人员在收到银行扣费成功通知后，应在5天内把收费凭据交管理处服务中心，由服务中心组织分发给业主(住户)。
b)若业主(住户)帐户中金额不足以支付当期费用时，由财务人员用电话通知或发出催款通知单向业主(住户)催缴。
c)若连续三个月欠缴，由财务人员发出限期缴款通知单，限其3天内缴清欠款及滞纳金，否则按有关规定处理。
d)住宅物业管理服务费计算公式：
服务管理费=住宅的销售面积×住宅管理服务费标准+购买的机动车车位面积×住宅管理服务费标准×50%
(2)住宅水费的收取
a)每双月25日前，由管理处工程组人员读取水表值，并计算每户应交水费(包括公共分摊)。住宅水费同住宅管理费一起收取，收取程序跟住宅管理费一样。
b)水费计算公式：
业主(住户)的每月水费=该户水表读数(吨)×住宅水费单价+公共分摊水费摊R：
(3)小区内住宅公共分摊电费的收取
a)每双月22日前，由管理处工程组人员读取小区内公共部分电表值，并计算每户应分摊值;每双月30日前，财务人员通知指定银行在业主(住户)帐号上扣除公共分摊电费及其它费用。
b)公共分摊电费和管理费一起收取。
c)公共电费分摊原则：
Ⅰ)每一座走廊、楼梯、电梯运行、水泵运行等每座楼宇内公共电费，由该座业主(住户)分摊;
Ⅱ)小区道路、中心公园等小区公共区域的路灯、草坪灯的电费，由小区业主(住户)及区内商铺租户分摊
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