物业档案管理制度

物业档案管理制度优选【15篇】

　　在发展不断提速的社会中，越来越多地方需要用到制度，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。制度到底怎么拟定才合适呢？下面是小编精心整理的物业档案管理制度，希望能够帮助到大家。

物业档案管理制度1

　　1.客户档案的管理工作由客务部负责。

　　2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

　　3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

　　4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

　　5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

　　6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

　　7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

　　8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

　　9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

　　物业客户档案管理制度

　　一。制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的.客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。

　　二。管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　三。适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的资料：

　　1. 收集客户单位资料

　　2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3. 客户装修工程文件

　　4. 客户迁入时填具之资料

　　5. 客户资料补充

　　6. 客户联络资料

　　7. 紧急事故联络人的资料

　　8. 客户与管理处往来文件

　　9. 客户违规事项与欠费记录

　　10. 客户维修记录

　　11. 客户投诉记录

　　12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

　　四。注意事项

　　1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

　　3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

　　4. 接听客户投诉，解决客户投诉；

　　5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。

物业档案管理制度2

　　物业档案资料的管理是物业管理工作中不可或缺的一部分。科学、规范的档案管理能够有效地为各项管理工作提供指导和服务。针对金沙咀国际广场物业的特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定，对物业档案资料进行有效的管理。

　　部门架构

　　董事长

　　物业经理

　　档案管理员

　　档案资料建立和管理流程

　　收集：工程技术、维修、改造资料；智能化系统技术资料；业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装修审批表；历次管理活动书面、音像资料等。

　　整理分类：技术资料；业主/物业使用人资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业主文件、通知、活动记录；财务帐表及分布方案。

　　归档：按照公司的《物业档案资料的建立与管理制度》进行建立，建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库。

　　利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还。

　　档案的建立与收集

　　1.设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

　　2.坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

　　3.办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

　　档案资料的整理与分类

　　整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

　　1.档案资料的整理

　　1）各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。

　　2）各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。

　　3）应充分利用原有资料作为整理的基础。

　　4）档案的整理必须保持文件之间的历史联系。

　　5）档案的整理必须便于保管和利用。

　　6）收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。

　　人力资源管理制度、内部制度、财务管理制度、各部门管理制度、小区项目工程图纸、物品验收及移交管理等是企业内部的重要制度和文件，对于公司的管理和发展具有重要的意义。其中，档案资料的归档管理是非常关键的一环。

　　归档范围包括各部门和公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容，以及兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容，还包括各部门在专门业务活动中形成的各种档案，如会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等。财务资料则由财务部门归档管理。

　　归档要求包括：归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；是传真件的应复印后以复印件归档；纸张及文件格式必须符合国家要求，字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；文件材料的归档必须办理移交手续；声像档案的归档要求更为严格。

　　归档时间方面，文书档案在第二年上半年内归档；建设项目在竣工验收后一个月内归档；各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。归档份数根据具体情况而定。

　　2、档案管理员需要实现档案信息的录入化、智能检索化以及利用光盘实现档案的全文存储。此外，还需要对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，以防止档案资料的流失。同时，定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，并随时监督电脑使用人员的执行情况。此外，还需要定期对系统使用人员进行最新的.安全技术培训，以实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施，确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。

　　3、档案鉴定和销毁是档案管理中非常重要的环节。档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案资料管理员负责。鉴定工作人员的任务包括负责制订本单位档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。确定保管期限原则包括对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存；凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。鉴定工作应该定期进行。档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。如果在鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。销毁档案的程序包括列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告，由单位主管领导审批，并报告由档案室保存。档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章。销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。

　　4、档案管理人员的岗位责任制非常重要。档案管理人员需要热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案。他们还需要坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献。此外，他们需要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神。他们需要努力研究，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域。最后，他们需要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风。

　　档案管理是企业管理的重要组成部分，其工作要求工作人员严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。

　　为了规范资料的归存、借阅、复印和保密，档案管理人员需要贯彻《物业档案资料的建立与管理制度》，包括文件资料的收集管理、归档范围、平时归卷、立卷等方面。同时，他们还应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录，并对公司档案所有内容进行备份存档。

　　为了保证档案的安全，档案管理人员应与企业签订保密协议，并遵守保密守则。这包括不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记录等。此外，他们还应该避免在非保密本上记录机密资料，在私人通信中涉及机密，以及在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密。同时，他们还应该避免在不利于保密的地方存放机密文件和资料，以及不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。

物业档案管理制度3

　　一、总则

　　1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。

　　1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的所有物业项目。

　　二、档案室的设立和管理

　　2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有一定的安全距离。

　　2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。

　　2.3 物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保存、利用等。

　　2.4 物业档案室的人员应具备一定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。

　　三、档案的收集和整理

　　3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包括业主信息、物业服务记录、维修记录、安全记录等。

　　3.2 物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。

　　3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

　　四、档案的保存和利用

　　4.1 物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保存。

　　4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应按照规定的.程序办理借阅手续。

　　4.3 物业档案室应积极为业主提供查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。

　　五、档案的销毁

　　5.1 物业档案室应根据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。

　　5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。

　　六、附则

　　6.1 本制度自发布之日起执行。

　　6.2 对本制度的修改和解释权归物业管理公司所有。

物业档案管理制度4

　　为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。

　　1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。

　　2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。

　　3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。

　　4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

　　5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

　　6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

　　7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

　　8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的`统计。

　　9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

　　10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

　　11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

　　12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

物业档案管理制度5

　　(一)意义

　　(二)文件档案的类别与形式

　　公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8.公司业务文件:公司各项对外服务的'内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

物业档案管理制度6

　　第一章总则

　　第一条为加强公司员工的人事档案管理，使公司人事档案得到有效保护和利用，根据《中华人民共和国国档案法》、《浙江xx物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定，特制定《浙江xx物业管理有限公司人事档案管理制度》。

　　第二条员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据，是本公司档案的重要组成部分。

　　第三条本公司的人事档案工作任务:

　　1、保管员工人事档案;

　　2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;

　　3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;

　　4、通过人事档案了解熟悉员工，为人事工作提供情况;

　　5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

　　第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

　　第二章人事档案的收集和归档

　　第五条员工人事档案材料的收集、归档，是公司综合服务部与其他各部门的共同任务，必须按照有关规定，互相配合，认真做好。

　　第六条员工人事档案材料的收集归档范围，严格按照公司的`人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容:

　　1、员工登记表(含照片)。

　　2、个人简历。

　　3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。

　　4、各类证书复印件、原件:(包括:①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、奖惩材料。

　　6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。

　　7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整，时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

　　8、各类审批材料(复印件，包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>，辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。

　　9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。

　　第七条收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整，印章手续完备，且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。

　　第八条员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。

　　第九条形成员工人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。

　　第十条公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。

　　第十一条员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时，要熟悉收集归档工作的各项规定，对收集到的材料，认真鉴别，严格把关，及时入卷归档。

　　第十二条形成员工人事档案材料的部门，向公司综合服务部送递材料时，如其他档案管理部门也需要收集归档，则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量，必要时协商联系，以防造成员工人事档案材料的短缺。

　　第三章人事档案的保管

　　第十二条员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管，不得泄密。

　　第十三条员工人事档案应存入保险柜，有防盗、防火、防潮等安全措施。

　　第十四条档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号，并每年进行一次检查、核对，防止错放或丢失。发现丢失或问题，应及时查找并采取措施，以保证档傅耐暾桶踩

　　第十五条档案移交要填写清单，交接双方应共同清点并签字留据。

　　第十六条严格防止任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其它后果的，视情节轻重，给予严肃处理。

　　第十七条档案管理人员调动时，必须严格履行交接制度，未交接清楚，不得离去。

　　第十八条建立坚固、安全的库房，配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

　　第十九条档案库房是机要重地，无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

　　第二十条逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

　　第四章人事档案的查阅和借用

　　第二十一条公司员工查阅或借阅人事档案，经公司综合服务部总经理同意，办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

　　第二十二条外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借，确因特殊情况必须外借时，应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

　　第二十三条查阅或借用员工档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后，写明材料出处和时间，并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料，不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。

　　第五章人事档案的转递

　　第二十四条员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上，要认真细致，有条有理，切不可匆忙、马虎，防止出现丝毫的差错。

　　第二十五条人员内部调动，档案转递要做到'档随人走'，公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

　　第二十六条档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》，并通过机要转递或由档案管理员专程送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，公司综合服务部应拒绝接收。

　　第二十七条转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出，不能分批转出。

　　第二十八条对转进的档案在核对无误后，及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

　　第二十九条对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取，更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

　　第六章

　　附则

　　第三十条本制度由综合服务部负责解释。

物业档案管理制度7

　　为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

　　一、档案资料的归档管理

　　1.归档范围

　　a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

　　b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

　　c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

　　d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

　　e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

　　2.归档要求

　　a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

　　b.归档的文件材料要完整齐全。

　　c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

　　d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

　　3.归档时间

　　a.文书档案在第二年上半年内归档。

　　b.员工档案及时归档。

　　c.财务档案按季度归档。

　　4.归档份数

　　a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

　　b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

　　5.不归档文件材料的范围

　　a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

　　b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

　　c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

　　d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

　　e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

　　f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

　　g.下级单位送来参阅的'简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

　　6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

　　二、档案资料的保管

　　1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

　　2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

　　3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

　　4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

　　5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

　　6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

　　三、档案资料借阅管理

　　1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

　　2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

　　3.在借阅档案时应做到以下几点:

　　a.办理登记手续,定期归还。

　　b.要爱护档案,不得丢失。

　　c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

　　4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

　　5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

　　6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

　　7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　四、档案鉴定和销毁

　　1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

　　2.鉴定的主要项目有:

　　a.档案保管期限表。

　　b.对到期档案提出存、毁意见。

　　3.确定保管期限原则:

　　a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

　　b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

　　4.鉴定工作应该定期进行。

　　5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

　　6.销毁档案的程序:

　　a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

　　b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

　　c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

物业档案管理制度8

　　第一条总则

　　1.为规范公司档案管理，更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。

　　2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

　　3.公司对档案实行集中统一管理。

　　第二条档案管理架构

　　1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。

　　2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。

　　3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

　　第三条档案分类:

　　1.文书类档案

　　1)政府部门各类文件

　　2)公司对外、对内各类正式发文

　　3)法律公文

　　4)广告策划文案

　　2.工程技术类

　　1)设备设施档案

　　2)招投标档案

　　3.财务类档案

　　4.合同类档案

　　5.公司各类证照

　　6.影音类文件

　　第四条归档工作流程

　　1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

　　2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。

　　3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

　　第五条归档要求

　　1.归档文件必须完整齐全。

　　2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

　　3.档案编目

　　1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号

　　如:20xx/市场/001

　　2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号

　　如:20xx/百事可乐/项目/001

　　3)财务类档案:会计年度设置

　　4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号

　　4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

　　5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

　　2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。

　　第六条档案借阅、移交

　　1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。

　　2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

　　3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。

　　4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的`交接工作，将档案移交表填写清楚。

　　第七条保管和保密制度

　　1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒，且要求标识明确。

　　2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

　　3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。

　　4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

　　第八条附则

　　工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

物业档案管理制度9

　　一、物业管理企业档案管理规定：

　　1．企业各物业项目的档案资料规定由物业管理企业主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文献存档、注记工作。

　　2．有关物业管理企业验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务汇报、员工人事资料等档案规定集中存档，文献柜规定上锁，未经主管许可，他人不得动用。

　　3．物业管理企业档案资料必须按企业规定规定存档，做到图有袋、文有夹，汇报类文献编目录索引，档案类文献有存档文献清单及编号目录。

　　4．物业管理企业档案目录及存档文献清单每季度上报企业立案。

　　5．物业管理企业档案在历任主管调职、任职时应向企业或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

　　6．物业管理企业档案平常需常常使用部分应复印备份，原件寄存在档案中不得随意使用。

　　7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

　　8．企业将定期巡查上述规定所提及之规定贯彻状况，对不符规定的保管负责人将作合适处分。

　　9．物业管理企业档案资料因保管不妥而导致遗失、泄密的，对物业管理企业有重大影响及损害物业管理企业企业利益的，企业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

　　二、物业管理企业管理保密规定：

　　1．在工作范围获有关的企业、物业管理企业内部资料，业主、顾客单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联络 、购/租合约及金额、尤其条款、物业管理企业及企业内部状况、业主及顾客个人状况等均属工作保密范围。

　　2．业主、顾客及员工资料统一寄存在办公室文献柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理企业主管每周审核，其他工作人员未经许可严禁查阅。

　　3．物业管理企业物业管理处文献柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

　　4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联络 、员工个人联络 、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

　　5．企业制定的各类物业管理企业规章制度及工作指导，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级他人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指导员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

　　6．公布的各类告知通告，应限定期效，过时收回。

　　7．员工应具有维护他人阴私权利的.法律意识，积极为企业及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向企业汇报。

　　8．员工因执行保密规定不妥，致使企业、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，企业将按员工守则有关规定从重惩罚，并由当事人个人承担导致的所有法律责任。

　　三．物业管理企业档案资料：

　　1、物业管理企业验收档案：

　　1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

　　2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文献；

　　3）机电设备保养合约；

　　4）公共区域设施设备验收记录（管理企业）；

　　5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理企业）；

　　6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理企业）；

　　2、物业管理企业二次装修档案：

　　1）顾客单元二次装修图则及审批手续；

　　2）二次装修期间管理处监督检查资料；

　　3、业户资料：

　　1）入伙状况记录；

　　2）业主（租户）状况登记（包括名称、单元号、联络人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

　　4、物业管理企业管理文本汇编：

　　1）管理协议、管理公约、顾客手册等统一装订成册；

　　2）物业管理企业各类管理规章制度及装修规定等；

　　3）物业管理企业各项管理分包合约；

　　5、物业管理企业设备维修保养类：

　　1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；

　　2）各类设施设备有独立的维修档案，及平常巡检维修记录；

　　3）重要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日志、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；

　　4）物业管理处有顾客维修保修单，维修后应有回访记录；

　　6、物业管理企业设施设备检测类：

　　1）变配电间要有供电部门定期电气测试汇报记录；

　　2）电梯要有劳动部门合格证书及年检汇报；

　　3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测汇报，清洗工

物业档案管理制度10

　　为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　一、档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　二、归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

　　6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　三、档案保管制度

　　1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的.需求，掌握利用规律。

　　6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　三、档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

　　四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

物业档案管理制度11

　　一、物业管理公司档案管理规定:

　　1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

　　2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

　　3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

　　6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

　　7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

　　8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

　　9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

　　二、物业管理公司保密规定:

　　1.在工作范围获有关的`公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

　　2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

　　3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

　　5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。

　　实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。

　　6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

　　7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

　　8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　三、物业管理公司档案资料:

　　1、物业管理公司验收档案:

　　1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;3.)机电设备保养合约;

　　4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

　　5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);

　　6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);2、物业管理公司二次装修档案:

　　1)用户单元二次装修图则及审批手续;2)二次装修期间管理处监督检查资料;3、业户资料:

　　1)入伙情况记录;2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);

　　4、物业管理公司管理文本汇编:

　　1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

　　2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

　　3.)物业管理公司各项管理分包合约;

　　5、物业管理公司设备维修保养类:

　　1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;3.)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;

　　4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;

　　6、物业管理公司设施设备检测类:

　　1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;3.)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;

　　4)避雷系统要有定期检测报告;

　　5)应有定期沉降检测报告;

　　6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

　　7)其它设施设备检测记录资料;

　　7、物业管理公司物业管理处运作类:

　　1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;2)物业管理公司管理费收缴情况3.)物业管理公司管理费财务报告

　　4)物业管理公司物业管理处运作报告;

　　物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)

　　(八)依据《中华人民共和国国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。

　　公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

　　确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

物业档案管理制度12

　　(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。

　　(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

　　(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

　　(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

　　(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

　　(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。

　　(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的.根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

物业档案管理制度13

　　1目的

　　为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的.完善建立物业档案。

　　2适用范围

　　适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

　　3职责

　　3.1档案管理员直接向行政主管负责。

　　3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

　　3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

　　3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

　　4档案存放位置

　　4.1电脑保存一份电子文档。

　　4.2xx四楼资料室。

　　5档案管理员

　　5.1行政人事部

　　6档案编号规则(见附件1)

　　7部门档案内容

　　7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

　　7.2财务部:财务资料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

　　7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

　　7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

　　8档案管理制度

　　8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

　　8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

　　8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

　　8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

　　8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

　　8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

　　8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

　　8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

　　8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

　　8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相关文档

　　9.1《档案编号规则》

　　10修订及实施

　　10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

　　10.2本规定修订权在公司。

　　10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

物业档案管理制度14

　　一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的'文件资料进行分类，整理、立卷，做好文件索引，归档存放、管理。

　　二、各类档案资料设专柜存放保管，分类编号、编注目录，以便查阅。

　　三、经领导批示传阅的文件，须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。

　　四、注意做好保密工作。借阅文件，须经领导批准。若需抄摘或复印，应事先请示，未经批准不提抄摘或复印。

　　五、业主档案资料设专柜存放、保管，未经业主许可或公司领导批准（除本公司有关工作人员外）不得查阅或泄露业主档案资料。

　　六、定时检查、核对档案件数，做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作，发现异常或丢失，及时向领导汇报，查明原因。妥善处理。

　　七、对已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机处理，销毁档案资料要经过认真鉴定，列出清单，送领导审批后指派专人监销，防止泄密。

物业档案管理制度15

　　1)管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。物业管理人员必须发掘设备潜能,做到物尽其用,充分发挥设备的使用价值。

　　2)物业工程设施须实行档案管理制度,对设备的原始档案必须归档、汇总、登记造册,以便查考,为设备的完好使用以及安全使用提供方便。以下资料须归物业工程管理部建档管理:

　　a)设备系统的资料,如竣工图、构造图等。

　　b)设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。

　　c)设备系统中重点部位的拍照资料及相关注释。

　　3)建立设备管理考核制度,奖赏分明,调动员工工作积极性。

　　a)建立设备管理考核、督察制度。

　　b)对设备管理定期、不定期抽查、考核。

　　4)建立iso9001质量管理体系:

　　a)建立机房管理制度。

　　b)建立供、配电管理制度。

　　c)建立设备维修制度。

　　d)严格各项管理制度,做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。

　　5)对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。

　　a)三好:即是设施要用好、修好、管理好。

　　b)四会:即是对设施使用、会保养、会检查、会排除故障。

　　c)五定:即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时,做到定点、定人、定岗、定时和定责。

　　6)住宅小区工程设施在设备管理上,必须坚持安全第一,降低耗能。

　　a)遵循“安全、经济、;合理、实用”的原则。

　　b)尽可能采用节能、经济适用且品质优良的材料,修旧利新。

　　c)培养管理队伍的创新精神,维护业主的权益。

　　d)设施操作人员应严格按照操作规程和制度开展工作,做好必要的'防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的安全运行,包括用户使用安全和操作人员操作安全。

　　e)加强安全意识,防止意外发生,做好宣传工作。

　　7)提高物业管理服务质量。

　　a)坚持“物业管理服务第一”的意思,培养职业道德和责任心。

　　b)保证配套设施岗位上有专业操作人员,做到岗前培训、持证上岗、在岗轮训。

　　c)对员工做好“传、帮、带”工作,对设备进行现场操作,知道相关人员,使员工能够适应岗位要求。

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