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如何进行有效的横向沟通

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如何进行有效的横向沟通

　　原则1：沟通前先做好准备

　　在你跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚，不要毫无准备就去，否则很可能得不到你想要的东西。下面的几个问题应该事先想清楚：

　　你希望对方帮你做什么事?

　　你认为他会要求你做什么?

　　如果对方不同意你提出来的做法，有没有其它选择方案?

　　如果双方没共识，你会有什么后果?对方又会有什么后果?

　　原则2：了解其它部门的语言

　　跨部门沟通不良，很多时候都是语言不通”所引起。举例来说，营销部人员平常讲的是相同语言”，他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地，财务、生产、人资等部门，也有自己的语言与观点。因此，想要沟通顺畅，前提就是听懂对方的语言”。原则2的一个重要方法是换位思考，试着站在对方的立场思考：

　　这么做，对业务部的业绩有帮助吗?”

　　如果我是他，会接受这种做法吗?”

　　这个方法真的有用吗?”

　　跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外，频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天，有好无坏。

　　原则3：开诚布公是最好的对策

　　你面对的是必须长期共事的同事，因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。相反的，互信会让双方在沟通时打开心防，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。诚信沟通有三个要素：

　　错的不要解释;

　　务必不要争执

　　不打断对方说话;

　　微笑再微笑;

　　频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天，有好无坏。

　　原则4：不要害怕冲突

　　在跨部门会议上，每个主管为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，为了怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。

　　美国史丹福大学策略及组织学教授凯瑟琳。艾林哈特在《有效沟通》一书中点出，如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突，决策质量就会低落。”艾林哈特提醒，千万别把没有冲突”跟意见一致”混为一谈。

　　有时候，太过和谐反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。因此，艾林哈特建议经理人，态度要柔软，但立场要坚定，别太快或太轻易就顺从认命。”记住，你是部门主管，虽然你要和其它部门保持良好关系，但是，捍卫部门及部属的权益，更是你责无旁贷的使命。

　　原则5：呈现事实，专注中心议题

　　让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。

　　美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出，事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑，但事实就是事实”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事实可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。”布尔乔亚三世说。

　　原则6：多提选项，保持弹性

　　当你进行跨部门协商时，不要执着在单一做法上，而是开发多元选项，例如一次提出3～5个方案，让其它经理人有更大的选择空间。

　　专家分析，多元选项能让选择不再非黑即白”，经理人有较大的弹性调整自己的支持度，也可以轻易变换立场，不觉得有失颜面，因此能够降低沟通时的人际冲突。

　　原则7：创造共同目标一起合作

　　无可讳言，各部门间一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通，一定要强调彼此的合作关系，竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。

　　因此，尽量去创造一个横跨各部门的共同目标，然后一起努力，就算有争执也没关系。因为，就如苹果计算机创办人贾伯斯所言：如果每个人都要去旧金山，那么，花许多时间争执走哪条路并不是问题。但如果有人要去旧金山，有人要去圣地亚哥，这样的争执就很浪费时间了。在跨部门沟通中，达成一致的目标需要弄清楚四个问题：

　　双方的共同目标是什么?

　　有什么阻碍双方合作?

　　创造共同目标的资源是什么?

　　合作的价值是什么?

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如何进行最有效的沟通02-03